RODO

 

 

Oświadczenie o zasadach przetwarzania danych osobowych

w Śląskim Inkubatorze Przedsiębiorczości Sp. z o.o.

 

Informacje ogólne

  1. Niniejsze Oświadczenie o ochronie danych osobowych („Oświadczenie”) zawiera informacje o przetwarzaniu danych osobowych przez spółkę pod firmą Śląski Inkubator Przedsiębiorczości Sp. z o.o., z siedzibą w Rudzie Śląskiej (kod pocztowy 41-703), ul. Karola Goduli 36, zarejestrowana w Sądzie Rejonowym w Gliwicach, X Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000210501, REGON: 243651284, NIP: 6412533186 („Spółka”).
  2. Spółka dokłada wszelkich starań, aby zapewnić poufność, bezpieczeństwo i ochronę Państwa danych osobowych podczas ich przetwarzania, zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych, w tym przepisami unijnego rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (tzw. ogólne rozporządzenie o ochronie danych) – w skrócie „RODO”.
  3. Ze Spółką można się skontaktować poprzez adres email: info@inkubatorsl.pl lub pisemnie na adres siedziby Spółki.
  4. Spółka może przetwarzać Państwa dane osobowe jak określono to w niniejszym Oświadczeniu, oraz jak wskazano w chwili zbierania danych od Państwa. Dlatego też niniejsze Oświadczenie należy czytać wraz ze wszelkimi innymi powiadomieniami lub warunkami dostarczonymi Państwu w chwili zbierania od Państwa danych (lub na późniejszym etapie) lub też dostępnymi na stronie internetowej Spółki.
  5. W przypadku korzystania przez Państwa ze strony internetowej należącej do Spółki przetwarzane mogą być Państwa dane osobowe zebrane za pomocą plików cookies, zgodnie z Polityką  Cookies, dostępną tutaj.

 

Kategorie osób, których dane osobowe są przetwarzane przez Spółkę

  1. Spółka przetwarza dane osobowe osób fizycznych, które:
  1. są użytkownikami serwisu www.inkubatorsl.pl (Użytkownik),
  2. są przedsiębiorcami, których dane pochodzą ze źródeł ogólnodostępnych, w tym z rejestrów publicznych (m.in. z Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego oraz Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej) („Przedsiębiorcy”);
  3. są potencjalnymi kontrahentami (w tym klientami, dostawcami) Spółki, gdyż np. przekazały Spółce dane do kontaktu w związku z usługami i produktami oferowanymi przez lub na rzecz Spółki („Potencjalni kontrahenci”);
  4. są kontrahentami ( w tym klientami,  dostawcami) Spółki  („Kontrahenci”);
  5. działają w charakterze osób upoważnionych do reprezentacji osób prawnych lub innych jednostek organizacyjnych („Reprezentanci”);
  6. są stroną wniosków, skarg, reklamacji lub innych pism kierowanych do Spółki („Skarżący”);
  7. mogą być zgodnie z właściwymi przepisami prawa adresatami korespondencji marketingowej;
  8. są kandydatami na pracowników w procesie rekrutacyjnym (Potencjalny pracownik);
  9. są kandydatami na współpracowników (rozumie się przez to osoby fizyczne mogące zawrzeć ze Spółka umowę cywilno-prawną)  w procesie rekrutacyjnym (Potencjalny współpracownik);
  10. są pracownikami Spółki (Pracownik);
  11. są osobami fizycznymi realizującymi na rzecz Spółki umowę zlecenie lub umowę o dzieło (Współpracownik);
  12. są osobami posiadającymi udziały w Spółce (Wspólnicy),
  13. są osobami niezidentyfikowanymi, dane których przetwarzane w systemie monitoringu wizyjnego (Osoby niezidentyfikowane).

 

Cele i podstawy przetwarzania danych osobowych

 

 

  1. Dane osobowe Użytkowników mogą być przetwarzane przez Spółkę – jako administratora danych – w następujących celach:

 

Cel przetwarzania

Podstawa prawna przetwarzania

Komunikowanie się przez stronę internetową poprzez formularz kontaktowy.

Realizacja prawnie uzasadnionych interesów Spółki (tj. komunikacja z Użytkownikami, Potencjalnymi kontrahentami, Potencjalnymi pracownikami, Potencjalnymi współpracownikami) oraz dodatkowo zgoda – w sytuacji gdy jest to wymagane.

Marketing bezpośredni produktów i usług (tj. otrzymywanie informacji handlowych różnymi kanałami komunikacji).

Realizacja prawnie uzasadnionych interesów Spółki oraz dodatkowo zgoda – w odniesieniu do elektronicznego oraz telefonicznego kanału komunikacji.

 

 

  1. Dane osobowe Przedsiębiorców mogą być przetwarzane przez Spółkę – jako administratora danych – w następujących celach:

 

Cel przetwarzania

Podstawa prawna przetwarzania

Cele informacyjne, związane z upowszechnianiem informacji dotyczących prowadzenia działalności gospodarczej.

Realizacja prawnie uzasadnionych interesów Spółki, związanych z dążeniem do zwiększenia pewności i bezpieczeństwa obrotu gospodarczego, weryfikacji wiarygodności podmiotów prowadzących działalność gospodarczą, upowszechniania informacji dotyczących prowadzenia działalności gospodarczej.

 

 

  1. Dane osobowe Potencjalnych kontrahentów mogą być przetwarzane przez Spółkę – jako administratora danych – w następujących celach:

 

Cel przetwarzania

Podstawa prawna przetwarzania

Zawarcie umowy o współpracy ze Spółką.

Niezbędność przetwarzania do zawarcia umowy; realizacja obowiązków prawnych ciążących na Spółce.

Dochodzenie roszczeń i obrona przed roszczeniami.

Realizacja prawnie uzasadnionych interesów Spółki (tj. dochodzenie i obrona przed roszczeniami).

Realizacja obowiązków prawnych wynikających z przepisów prawa polskiego oraz unijnego.

Realizacja obowiązków prawnych wynikających m.in. z przepisów Kodeksu cywilnego.

 

 

  1. Dane osobowe Kontrahentów mogą być przetwarzane przez Spółkę – jako administratora danych – w następujących celach:

 

Cel przetwarzania

Podstawa prawna przetwarzania

Wykonanie umowy o współpracy ze Spółką, w tym dokonywania płatności lub innych transakcji finansowych, rejestrowania i finansowego rozliczania usług, produktów i materiałów dostarczanych do i przez Spółkę.

Niezbędność przetwarzania do wykonania umowy; realizacja obowiązków prawnych ciążących na Spółce.

Marketing bezpośredni produktów i usług (tj. otrzymywanie informacji handlowych różnymi kanałami komunikacji).

Realizacja prawnie uzasadnionych interesów Spółki (tj. prezentowanie oferty  własnych produktów i usług) oraz dodatkowo zgoda – w odniesieniu do elektronicznego oraz telefonicznego kanału komunikacji.

Dochodzenie roszczeń i obrona przed roszczeniami.

Realizacja prawnie uzasadnionych interesów Spółki (tj. dochodzenie i obrona przed roszczeniami).

Cele analityczne.

Realizacja prawnie uzasadnionych interesów Spółki związanych z ulepszaniem oferowanych produktów i usług.

Realizacja obowiązków prawnych wynikających z przepisów prawa polskiego oraz unijnego.

Realizacja obowiązków prawnych wynikających m.in. z przepisów prawa podatkowego oraz przepisów o rachunkowości.

 

 

  1. Dane osobowe Reprezentantów oraz Skarżących mogą być przetwarzane przez Spółkę – jako administratora danych – w następujących celach:

 

Cel przetwarzania

Podstawa prawna przetwarzania

Obsługa wniosków, skarg, reklamacji lub innych pism kierowanych do Spółki.

Realizacja prawnie uzasadnionych interesów Spółki; realizacja obowiązków prawnych ciążących na Spółce.

Dochodzenie roszczeń i obrona przed roszczeniami.

Realizacja prawnie uzasadnionych interesów Spółki (tj. dochodzenie i obrona przed roszczeniami).

Realizacja obowiązków prawnych wynikających z przepisów prawa polskiego oraz unijnego.

Realizacja obowiązków prawnych wynikających m.in. z przepisów Kodeksu cywilnego, Kodeksu postępowania cywilnego.

 

 

  1. Dane osobowe Potencjalnych pracowników mogą być przetwarzane przez Spółkę – jako administratora danych – w następujących celach:

 

Cel przetwarzania

Podstawa prawna przetwarzania

Rekrutacja ogłoszona. Baza aplikacji.

Zgoda kandydata.

Realizacja obowiązków prawnych wynikających z przepisów prawa polskiego.

Realizacja obowiązków prawnych wynikających m.in. z przepisów  Kodeksu Pracy.

 

 

  1. Dane osobowe Potencjalnych współpracowników mogą być przetwarzane przez Spółkę – jako administratora danych – w następujących celach:

 

Cel przetwarzania

Podstawa prawna przetwarzania

Rekrutacja ogłoszona. Baza aplikacji.

Zgoda kandydata.

Dochodzenie roszczeń i obrona przed roszczeniami.

Realizacja prawnie uzasadnionych interesów Spółki (tj. dochodzenie i obrona przed roszczeniami).

Realizacja obowiązków prawnych wynikających z przepisów prawa polskiego.

Realizacja obowiązków prawnych wynikających m.in. z przepisów  Kodeksu cywilnego.

 

 

  1. Dane osobowe Pracowników mogą być przetwarzane przez Spółkę – jako administratora danych – w następujących celach:

 

Cel przetwarzania

Podstawa prawna przetwarzania

Stosunek pracy.

Umowa.

Realizacja obowiązków prawnych wynikających z przepisów prawa polskiego.

Realizacja obowiązków prawnych wynikających m.in. z Kodeksu Pracy, Kodeksu Cywilnego przepisów prawa podatkowego, przepisów o rachunkowości i innych.

 

 

  1. Dane osobowe Współpracowników mogą być przetwarzane przez Spółkę – jako administratora danych – w następujących celach:

 

Cel przetwarzania

Podstawa prawna przetwarzania

Stosunek cywilno-prawny.

Umowa.

Dochodzenie roszczeń i obrona przed roszczeniami.

Realizacja prawnie uzasadnionych interesów Spółki (tj. dochodzenie i obrona przed roszczeniami).

Realizacja obowiązków prawnych wynikających z przepisów prawa polskiego.

Realizacja obowiązków prawnych wynikających m.in. z Kodeksu Cywilnego przepisów prawa podatkowego, przepisów o rachunkowości i innych.

 

 

  1. Dane osobowe Wspólników mogą być przetwarzane przez Spółkę – jako administratora danych – w następujących celach:

 

Cel przetwarzania

Podstawa prawna przetwarzania

Księga udziałów. Zgromadzenie wspólników

Realizacja obowiązków prawnych wynikających m.in. z Kodeksu Spółek Handlowych, przepisów prawa podatkowego, przepisów o rachunkowości i innych.

 

 

  1. Dane osobowe Osób niezidentyfikowanych mogą być przetwarzane przez Spółkę – jako administratora danych – w następujących celach:

 

Cel przetwarzania

Podstawa prawna przetwarzania

Bezpieczeństwo osób i ochrona mienia

Realizacja prawnie uzasadnionych interesów Spółki (tj. zabezpieczenie materiału dowodowego, zapewnienie szybkiej interwencji w sytuacjach kryzysowych).

 

Przez jaki okres dane osobowe mogą być przechowywane?

  1. Okres przechowywania Państwa danych osobowych zależy od celu ich przetwarzania i wynosi:
    • w związku z wykonaniem umowy o współpracy ( w tym umowa cywilno-prawna z osobą fizyczną) ze Spółką oraz dochodzeniem roszczeń i obroną przed roszczeniami z nią związanymi – przez okres obowiązywania umowy, a po jej zakończeniu do czasu przedawnienia roszczeń z nią związanymi (okres ten wynika z Kodeksu cywilnego);
    • w związku z realizacją celów informacyjnych, związanych z upowszechnianiem informacji dotyczących prowadzenia działalności gospodarczej – do czasu zgłoszenia sprzeciwu z przyczyn związanych z Państwa szczególną sytuacją (z zastrzeżeniem braku występowania po stronie Spółki ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do dalszego przetwarzania);
    • w związku z komunikowaniem się przez stronę internetową – przez okres 30 dni;
    • w związku z obsługą wniosków, skarg, reklamacji lub innych pism kierowanych do Spółki – do czasu wyjaśnienia sprawy objętej wnioskiem, skargą, reklamacją lub innym pismem kierowanym do Spółki;
    • w związku z marketingiem bezpośrednim – do czasu zgłoszenia sprzeciwu lub wycofania stosownej zgody;
    • w związku z działaniami analitycznymi – przez okres obowiązywania umowy, a po jej zakończeniu wyłącznie w formie zanonimizowanej lub zagregowanej (dane statystyczne);
    • w związku z realizacją obowiązków prawnych – do czasu wygaśnięcia obowiązku (np. dokumenty księgowe, w tym zawarte w nich dane, wymagają przechowywania przez okres 5 lat);
    • w związku z umową o pracę – zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym Kodeks pracy;
    • w związku z prowadzeniem spraw Spółki – nieprzerwanie w całym okresie istnienia spółki oraz po jej rozwiązaniu zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa
    • w związku z monitorowaniem (monitoring wizyjny) – w okresie 14 dni od utrwalenia danych w systemie monitoringu w trybie nadpisywania obrazu.

 

Komu dane osobowe mogą być przekazywane?

  1. Państwa dane osobowe mogą być przekazywane następującym podmiotom:
    • innym podmiotom związanym ze Spółką umową mającą wpływ na zakres usług Spółki;
    • podmiotom działającym na podstawie przepisów prawa (organom publicznym), w tym m.in. Właścicielowi Spółki, Prokuraturze, Policji oraz Urzędowi Skarbowemu – w związku z realizacją obowiązków prawnych ciążących na Spółce;
    • podmiotom świadczącym na rzecz Spółki usługi w zakresie obsługi marketingowej i reklamowej (np. agencje marketingowe, agencje interaktywne) – w zakresie niezbędnym do realizacji tych usług;
    • podmiotom świadczącym na rzecz Spółki usługi w zakresie obsługi informatycznej (np. prowadzące hosting stron internetowych) – w zakresie niezbędnym do realizacji tych usług;
    • podmiotom świadczącym na rzecz Spółki innego rodzaju usługi, np. dostawcom usług prawnych i doradczych – w związku ze świadczeniem tych usług.

 

Przekazywanie danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy

  1. Państwa dane osobowe nie będą przekazywane podmiotom poza Europejski Obszar Gospodarczy.

 

Zautomatyzowane podejmowanie decyzji w indywidualnych przypadkach, w tym profilowanie

  1. Państwa dane osobowe nie będą poddawane zautomatyzowanemu przetwarzaniu, w tym profilowaniu.

 

Jak chronimy Państwa dane osobowe?

  1. Mamy świadomość, że Państwa dane osobowe są poufne. Spółka zachowuje poufność, bezpieczeństwo oraz chroni Państwa dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym przepisami RODO, jak również przyjętymi przez Spółkę wewnętrznymi politykami i instrukcjami.
  2. Spółka wdrożyła techniczne oraz organizacyjne środki bezpieczeństwa w celu ochrony Państwa danych osobowych przed utratą, nieuprawnioną modyfikacją lub zniszczeniem. Takie środki obejmują m.in. szyfrowanie, anonimizację, odpowiednie procesy zarządzania prawem dostępu, nadzorowany tryb powierzania przetwarzania danych osobowych oraz inne technicznie i organizacyjne środki zapewniające właściwą ochronę Państwa danych osobowych.

 

Czy podanie danych osobowych jest obowiązkowe?

  1. Nawiązanie współpracy lub kontakt w innym celu ze Spółką są dobrowolne. Jednakże podanie danych osobowych w związku zawarciem umowy o pracy, o współpracy, umowy zlecenia lub umowy o dzieło jest niezbędne do zawarcia umowy, a następnie jej wykonania – bez podania danych osobowych nie jest możliwe zawarcie i wykonanie umowy. Nie podanie danych osobowych w przypadku kontaktu w innym celi niż zawarcie umowy również uniemożliwi skuteczne wysłanie komunikatu zwrotnego.
  2. Podanie danych osobowych w celach marketingu bezpośredniego jest dobrowolne – w szczególności nie warunkuje to zawarcia i wykonania umowy o korzystanie z usług Spółki.

 

Prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych

  1. W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługują Państwu – na zasadach określonych w przepisach o ochronie danych osobowych, w tym w przepisach RODO – określone prawa, w tym:

a) prawo dostępu do danych – przysługuje Państwu prawo do uzyskania od Spółki potwierdzenia co do tego, czy Państwa dane osobowe są przez Spółkę przetwarzane, jak również w zakresie określonych innych informacji (np. dotyczących celów przetwarzania, jak również kategorii przetwarzanych na temat Państwa danych osobowych). Przysługuje Państwu również prawo dostępu do Państwa danych osobowych, w postaci uzyskania kopii danych osobowych dotyczących Państwa. Służy to temu, abyście byli Państwo świadomi oraz mogli sprawdzić, w jaki sposób Spółka wykorzystuje Państwa dane osobowe. Spółka może odmówić przekazania kopii danych osobowych w sytuacji, gdy mogłoby to negatywnie wpłynąć na prawa innej osoby;

b) prawo do sprostowania danych – przysługuje Państwu prawo do żądania od Spółki niezwłocznego skorygowania Państwa danych osobowych, w sytuacji gdy są one nieprawidłowe lub niekompletne (np. gdy Spółka przetwarza Państwa błędne imię i nazwisko lub adres); w tym celu możecie Państwo przedstawić dodatkowe oświadczenie;

c) prawo do usunięcia danych (znane również jako „prawo do bycia zapomnianym”) – umożliwia ono Państwu żądanie usunięcia Państwa danych osobowych w przypadku gdy, na przykład, dane były wykorzystywane niezgodne z prawem lub gdy cofnięta została Państwa zgoda (w sytuacji gdy była ona jedyną podstawą przetwarzania Państwa danych). „Prawo do bycia zapomnianym” nie stanowi jednak bezwzględnego prawa do usunięcia Państwa danych osobowych, ponieważ istnieją od niego pewne wyjątki, np. w przypadku, gdy Spółka potrzebuje nadal wykorzystywać dane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń prawnych lub też w celu wypełnienia obowiązku prawnego;

d) prawo do ograniczenia przetwarzania – przysługuje Państwu prawo do powstrzymania Spółki przed dalszym wykorzystywaniem Państwa danych osobowych w przypadku, gdy np. Spółka jest w trakcie oceny żądania sprostowania Państwa danych. W sytuacji ograniczenia przetwarzania danych osobowych, Spółka może w dalszym ciągu przechowywać Państwa dane osobowe, jednak nie może ich dalej aktywnie wykorzystywać (np. w celu realizacji umowy);

e) prawo do przenoszenia danych – przysługuje Państwu prawo do otrzymania oraz ponownego wykorzystania określonych danych osobowych dla Państwa własnych celów u innych podmiotów (będących odrębnymi administratorami danych). Uprawnienie to ma zastosowanie wyłącznie w odniesieniu do Państwa danych osobowych, które nam Państwo dostarczyliście i które przetwarzamy (w sposób zautomatyzowany) za Państwa zgodą lub w celu wykonania umowy. W takim przypadku dostarczymy Państwu kopię Państwa danych osobowych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym oraz nadającym się do odczytu maszynowego formacie lub (o ile jest to technicznie możliwe) możemy przesyłać Państwa dane bezpośrednio innemu administratorowi danych. Spółka może odmówić realizacji tego prawa w sytuacji, gdy mogłoby to negatywnie wpłynąć na prawa innej osoby.

  1. W zakresie, w jakim podstawą przetwarzania Państwa danych osobowych jest realizacja prawnie uzasadnionych interesów przysługuje Państwu prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania tych danych, w szczególności w związku z ich przetwarzaniem dla celów marketingu bezpośredniego. Spółka ma jednak możliwość kontynuowania przetwarzania danych osobowych w razie możności wykazania ważnych i prawnie uzasadnionych podstaw przetwarzania mających charakter nadrzędny wobec Państwa interesów, praw oraz wolności lub jeśli będzie to konieczne w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Jeśli sprzeciwicie się Państwo przetwarzaniu Państwa danych osobowych na potrzeby marketingu bezpośredniego, nie będziemy dalej przetwarzać Państwa danych osobowych w takich celach.
  2. W zakresie, w jakim podstawą przetwarzania Państwa danych osobowych jest zgoda przysługuje Państwu prawo do jej wycofania w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.
  3. Przysługuje Państwu prawo wniesienia skargi do organu nadzorującego przestrzeganie przepisów o ochronie danych osobowych (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych).

 

ADMINISTRATOR

ŚLĄSKI INKUBATOR PRZEDSIEBIORCZOŚCI SP. Z O.O.

Do pobrania: